英語メールの挨拶・書き出しフレーズ集！ビジネスで使える定型文と結びの言葉
devtanzam
ビジネスの現場で「英語でメールを書かなければならない」と感じた経験、ありませんか？
相手に失礼のないよう気をつけて書いたつもりでも、「本当に伝わっているのかな」「もう一歩、好印象を持たれたい」と感じることがあるものです。
特に日英間では、表現やマナーに違いが多く、ネイティブらしい自然なフレーズや場面ごとの使い分けが不安な方も多いのではないでしょうか。
メールの書き出しや結び方ひとつで、そのメール全体の印象は大きく変わります。
この記事では、実際によく使われるビジネス英語メールの挨拶・定型フレーズ・結びの言葉を、細かなニュアンスや日本語特有の丁寧さとの違いを見ることで、深く理解できるようまとめています。
「もう一歩踏み込んだ伝わる英語」を習得したい方は、ぜひこの先もお読みください。
【相手別】英語メールの書き出し（Opening）
ビジネス英語メールで最初に悩むのは、「書き出し」の言葉選びではないでしょうか。
最初の一文が相手への第一印象を左右し、その後のやり取りもスムーズに進みます。
ここでは相手との関係性や状況に合わせて使える、失敗しない定型フレーズを紹介します。
誰にでも使える「型」を身につけて、英語メールへの苦手意識を一気に減らしましょう。
初めてメールを送る場合（面識なし）
初対面の相手にメールを送るときは、丁寧さと相手へのリスペクトが重要です。
失礼のないスムーズな書き出し表現を使うことで、プロフェッショナルな印象を残せます。
| 英単語・フレーズ | 発音記号 | 意味・備考 |
|---|---|---|
| Dear Mr./Ms. + 名前, | diər | 名前がわかる場合の正式な書き出し。ビジネス標準。「Ms.」は女性全般に、結婚状況問わず使える。 |
| I am writing to you regarding ... | aɪ əm ˈraɪtɪŋ tuː juː rɪˈɡɑːrdɪŋ | 「...についてご連絡いたします」冒頭で用件を明確にできる。 |
| I hope this email finds you well. | aɪ hoʊp ðɪs ˈiːmeɪl faɪndz juː wɛl | 「お元気でお過ごしのことと存じます」柔らかく始められる万能な挨拶。 |
| My name is … and I am contacting you about ... | maɪ neɪm ɪz ... ænd aɪ əm ˈkɑːntæktɪŋ juː əˈbaʊt | 自己紹介を添えたいときに最適。相手が初めての場合安心感を与えやすい。 |
件名から要点が伝わっている場合でも、最初の1〜2文で「トピック」と「自分が誰か」を明確に述べると、より丁寧です。
返信・連絡をもらった場合（ご連絡・返信ありがとう）
相手からのメールに返信する際は、まず「ご連絡ありがとうございます」や「ご返信ありがとうございます」と感謝を伝えるのがマナーです。
状況に合わせて使い分けられる定番フレーズを紹介します。
| 英単語・フレーズ | 意味・備考 |
|---|---|
| Thank you for contacting us. | 「お問い合わせ（ご連絡）ありがとうございます」 企業やお店として初めての連絡を受けた時に最適。 |
| Thank you for reaching out to me. | 「ご連絡いただきありがとうございます」 個人宛てや、久しぶりの相手からの連絡に対して。 |
| Thank you for your prompt reply. | 「素早いご返信ありがとうございます」 返信が早かった相手への感謝。ビジネスの鉄板。 |
| Thank you for getting back to me. | 「お返事ありがとうございます」 ややカジュアルで親しみやすい表現。 |
返信の最初の一文は相手の行動（連絡してくれたこと・早く返してくれたこと）への感謝を示す絶好のチャンスです。
相手の名前（担当者）がわからない場合
担当者の名前が不明な時は、一般的で失礼のない表現を使いましょう。
ビジネス英語で重宝される定番をまとめました。
| 英単語・フレーズ | 意味・備考 |
|---|---|
| Dear Sir or Madam, | 「ご担当者様」男性・女性問わず。最もフォーマル。 |
| To whom it may concern, | 「ご担当者様」目的がはっきりしない問い合わせなどでよく使う。 |
| Dear Team, | 「チーム各位」グループやチーム宛てのとき便利。 |
名前がどうしてもわからない場合でも、このような定型句で十分に礼儀正しく始められます。
どんな相手にも伝わる書き出しフレーズを知っておくことで、あなたの英語メールはどんどん洗練されていきます。
少し練習すれば、迷わず・気後れせずに書き始めることができるようになります！
【シーン別】ビジネスで役立つ挨拶フレーズ
ビジネス英語メールでは、「いつ」「誰に」「どんな目的で」メールを送っているかによって、最適な挨拶フレーズが変わります。
定型文を覚えておけば、どんな場面でも「英語が出てこない…」と悩まずに済みます。
ここでは、よくあるシチュエーション別に使える挨拶をご紹介します。
「ご無沙汰しております」の挨拶
久しぶりに連絡する時、日本語だと「ご無沙汰しております」と丁寧に伝えますが、英語では気持ちよくスムーズな再会の挨拶がポイントです。
以下のようなフレーズがよく使われます。
| イディオムやフレーズ | 意味・備考 |
|---|---|
| It's been a while since we last communicated. | 直訳で「最後に連絡して以来しばらくですね」。どんな相手にも使える無難な表現。 |
| I hope you have been doing well. | 「お元気でしたか」というニュアンスを含む柔らかいフレーズ。 |
| Long time no see (hear from you). | カジュアルな言い方。フォーマルなメールでは避けるか他の挨拶と併用するとベター。 |
久しぶりに連絡する時、「I trust you are doing well」なども使えば、よりフォーマルな印象になります。
気持ちよく会話を再開できるよう心がけましょう。
「ありがとう」とお礼を伝える
英語では小さなことでも感謝の一言を添えるのがマナーです。
日本人よりも頻繁に「ありがとう」を伝える意識を持つと、相手との距離がより縮まります。
代表的なフレーズを覚えておきましょう。
| イディオムやフレーズ | 意味・備考 |
|---|---|
| Thank you for your quick reply. | 「迅速なご返信ありがとうございます。」ビジネスでよく使う丁寧な表現。 |
| I appreciate your assistance. | 「ご協力いただき感謝します。」少しかしこまった感謝を伝えたい時に使える。 |
| Thank you in advance for your cooperation. | 「事前にご協力に感謝します。」返信や対応をお願いするときによく使う表現。 |
簡単な一文でも、メール冒頭や締めに感謝のフレーズを加えるだけで印象が大きく変わります。
ぜひ場面ごとに使い分けてみてください。
どんなメールのやりとりでも、ほんの一言の挨拶やお礼が信頼関係の第一歩です。
お詫びから入る書き出し
返信が遅れてしまった場合や、迷惑をかけてしまった場合は、挨拶の代わりにお詫びから入るのがマナーです。
| 英単語・フレーズ | 意味・備考 |
|---|---|
| I apologize for the delay in replying. | 「返信が遅くなり申し訳ありません」丁寧なお詫び。 |
| Sorry for the late reply. | 「返信遅れてすみません」ややカジュアル。同僚などに。 |
| We apologize for any inconvenience caused. | 「ご不便をおかけして申し訳ありません」システムトラブルやミスがあった時などに。 |
謝罪のフレーズは、状況に合わせて正しく使い分けることが大切です。
「お疲れ様です」は英語で何て言う？
社内メールの書き出しで、つい「お疲れ様です」と書きたくなりますが、英語に直訳はありません。
代わりに、相手を労うフレーズを使います。
- Hi [Name], how are you doing?（調子はどう？）
- Good work today.（今日もお疲れ様 ※帰り際など）
- Hope you are having a good week.（良い一週間を過ごしているといいな）
年末年始の挨拶「今年もよろしく」
年末の最終営業日や、年始の最初のメールでは、季節の挨拶を挟むと好印象です。
- Happy New Year!（あけましておめでとう）
- I look forward to working with you this year.（今年もよろしくお願いします）
- Have a great holiday season!（良い休暇を！）
日本独特の「よろしくお願いします」はどう書く？
日本語のビジネスメールや日常会話で頻繁に登場する「よろしくお願いします」という表現。
英語メールを書くとき、このフレーズに戸惑った経験はありませんか？
実は英語に直訳がないため、多くの学習者が「どう表現すればいい？」と悩みがちです。
日本語の「よろしくお願いします」は、とても便利で万能な言葉です。
しかし、英語では、場面や目的によって意図をはっきり伝える必要があります。
ここでは「よろしくお願いします」を英語でどう書けばよいのか、状況ごとの表現パターンとコツをわかりやすく解説します。
英語に直訳はないが、文脈で使い分ける
「よろしくお願いします」は、そのまま「Please be nice to me」と訳すのは不自然です。
英語では、「依頼」「今後の協力」「返信を期待」など、文脈ごとに言い換えるのがコツです。
以下の表は、具体的な場面で使える英語表現とその意味・備考をまとめたものです。
| 英単語・フレーズ | 意味・備考 |
|---|---|
| I look forward to working with you. | 「今後ともよろしくお願いします」に相当。新しい取引や案件開始時、今後の継続的な関係を築く意志を示す時に使う。 |
| I appreciate your cooperation. | 「ご協力ありがとうございます」に近い。既に依頼したことに対して、感謝＋「よろしく」の意味を含めて伝えたいときに便利。 |
| Thank you for your support. | 相手の支援や協力への感謝を伝える時。特に日本語の「ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い致します」に雰囲気が近い。 |
| Your prompt reply would be appreciated. | 「ご返信よろしくお願いします」と返信を促したい時の表現。そのまま要望が伝わる。 |
| Please let me know if you have any questions. | 「何かあればご連絡ください」と丁寧さを保って締めくくりたい場合に最適。 |
| I would appreciate your help with this matter. | 依頼やお願いをしたい時に「ご協力をよろしくお願いします」というニュアンスで使う。 |
大切なのは、「何をよろしく頼みたいのか」を明確に言語化することです。
英語では抽象的な「よろしく」よりも、具体的なアクションや感謝の意図を優先して表現しましょう。
このように、英語ならではの言い回しを使い分けられると、コミュニケーションがよりクリアになります。
メールの結び（Closing）の基本
ビジネス英語メールの「結び」は、そのメール全体の印象を決める重要なパートです。
どんなに本文が丁寧でも、最後が曖昧だったり不適切だと、相手にそっけなさや配慮不足と取られてしまうことも。
ここでは信頼感や丁寧さを伝える英文の締めくくり方と、代表的な結び文句を紹介します。
定番の結び言葉と使い分け
メールを終わらせるときのclosing phraseは、次にあげるような「定番表現」がよく使われます。
どれを選ぶかで距離感・丁寧さ・親しみが伝わるので、シーン別に使い分けることが大切です。
| 英単語 | 発音記号 | 意味・備考 |
|---|---|---|
| Best regards | /bɛst rɪˈɡɑːrdz/ | 最も汎用的で、丁寧さとほどよいカジュアルさを兼ね備える。迷ったらこれ。 |
| Sincerely | /sɪnˈsɪrli/ | やや堅め・正式な場面向き。目上の人やフォーマルなビジネスメールに◎。 |
| Kind regards | /kaɪnd rɪˈɡɑːrdz/ | 「Best regards」よりも丁寧かつ柔らかい印象。英国内で特によく使われる。 |
| Best wishes | /bɛst ˈwɪʃɪz/ | やや親しみがある。長い付き合いの取引先や同僚宛に。 |
| Thank you | /ˈθæŋk juː/ | 感謝を強調したい時。「お礼メール」の締めに。 |
| Yours faithfully | /jɔːrz ˈfeɪθfʊli/ | イギリス式のフォーマルな書き方。宛名が「Dear Sir/Madam」の場合に。 |
| Yours truly | /jɔːrz ˈtruːli/ | やや堅い表現。アメリカ式で、知らない相手宛に。 |
| Respectfully | /rɪˈspɛktfʊli/ | かなり堅い敬意を示す表現。役員・公的機関等に。 |
【使い分けのポイント】
- Best regards / Kind regardsは、社内外問わず幅広く使えます。
- フォーマルな場面や初対面では「Sincerely」「Yours faithfully」。
- フレンドリーなやり取りには「Best wishes」や「Thank you」。
迷うときはまず「Best regards」を選んでおけば失礼にはなりません。
結び言葉の後は、必ず自分の名前を署名しましょう。
しっかりとした結びを押さえるだけで、あなたの英語メールに信頼感とプロフェッショナリズムが加わります。
バリエーションを覚えておけば、どんな相手・状況でも自信を持ってメールを終えることができます。
ビジネスのやり取りに自信が持てるよう、TANZAMで他の定型文もぜひチェックしてみてください。
感謝と別れをセットにする表現
結びの言葉の直前に、改めて感謝や次回の連絡への期待を添えると、よりスマートに終われます。
- Thank you again for your help.（改めてご協力に感謝します）
- I look forward to hearing from you.（お返事お待ちしております）
- Hope to see you soon.（またすぐお会いできるのを楽しみにしています）
まとめ
英語メールのやりとりは、最初はハードルが高く感じてしまうものです。
ですが、基本の「書き出しフレーズ」や「結び言葉」を抑えておくだけで、迷う時間がぐっと減ります。
本文でご紹介したように、英語メールは決まった型（定型文）を組み合わせるだけで、誰でも自然に書き出すことができます。
もし表現に困ったときは、ぜひこの記事のリストやポイントを何度でも見返してください。
継続して英語メールを経験することで、必ずコツが身についてきます。
時間をかけずに伝えたい内容が届く英語メールを目指して、これからも便利なフレーズ集やTANZAMの単語・使い方をぜひご活用ください。
あなたの英語メールが、ビジネスをもっと快適に、スムーズにしていきます！
